Secretaria de Apoio Administrativo – SEAD
Secretaria de Apoio Administrativo
Gestor Administrativo: Francisco Tiago de Sousa Moura
Fone: (85) 3366 7394 / 3366 7513 – e-mail: secad.progep@ufc.br
Endereço: Rua Paulino Nogueira, Nº 315 – Bloco III – Anexos da Reitoria – CEP 60020-270 – Fortaleza – CE
Competências e atribuições:
- Proporcionar apoio logístico e administrativo no desenvolvimento das atividades da PROGEP de forma a atender as necessidades dos diversos setores desta Pró-Reitoria;
- Escanear documentos para inclusão em processos de circulação dentro da PROGEP;
- Gerenciar o Assentamento Funcional Digital – AFD;
- Articular-se com pessoal de secretaria e com a central de relacionamento para promover a celeridade dos processos de trabalho;
- Recepcionar e prestar informações e orientações às pessoas e organizações que busquem serviços, informações ou contato com a PROGEP, suas unidades e servidores;
- Coordenar, controlar e executar as tarefas referentes ao levantamento das necessidades de material de almoxarifado, de uso restrito e permanente, bem como de equipamentos;
- Coordenar e controlar serviços de limpeza e conservação das instalações físicas, móveis e equipamentos da PROGEP;
- Gerir o fluxo de correspondências, processos e malotes enviados por meio físico e eletrônico, utilizando a plataforma de gerenciamento de postagens dos correios, bem como acompanhar o trâmite dessas correspondências e enviar comprovantes aos setores;
- Receber, organizar e arquivar documentos arquivísticos produzidos e recebidos pelos setores da PROGEP, bem como classificar os documentos com base na TTD (Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos);
- Atender demandas de consultas, empréstimos e desarquivamentos dos documentos arquivados na SECAD;
- Receber e abrir processos referentes à gestão de material, predial e manutenção da PROGEP, bem como documentos externos à UFC, direcionados à PROGEP e demais setores da Pró-Reitoria, encaminhando-os às unidades administrativas competentes da PROGEP, da UFC e de organizações públicas ou privadas externas;
- Administrar o inventário dos bens móveis da PROGEP;
- Contribuir com dados e informações para elaboração de relatórios gerenciais;
- Coordenar, orientar e realizar termos de referência e cotações de preços em articulação com as coordenadorias da PROGEP e com a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração.
Assessoria de Gabinete
Secretária: Rosa Leide Goes
Assessora: Ingrid Matela Braquehais Mendoça
Fone: (85) 3366 7390 / e-mail: secretaria.progep@ufc.br
Endereço: Rua Paulino Nogueira, Nº 315 – Bloco I – Anexos da Reitoria – CEP 60020-270 – Fortaleza – CE
Competências e atribuições:
- Planejar, organizar, gerir e controlar as atividades do Gabinete da PROGEP;
- Controlar e organizar a agenda dos pró-reitores, publicando-a no site da PROGEP;
- Atender aos públicos internos e externos do Gabinete da PROGEP;
- Prestar serviços de secretaria e de recepção ao Pró-Reitor(a) de gestão de pessoas, bem como agendar reuniões de interesse da Pró-Reitoria e providenciar material de apoio;
- Analisar, controlar e dar encaminhamento aos processos administrativos da Pró-Reitoria, elaborando despachos e ofícios para assinatura dos pró-reitores;
- Controlar e gerir os e-mails institucionais, dando resposta e/ou encaminhamento de demandas aos diversos setores da PROGEP;
- Enviar os ofícios-circulares da pró-reitoria às listas de e-mails da UFC e outros comunicados gerais elaborados pelo Núcleo de Comunicação;
- Encaminhar normativos de interesse da Pró-Reitoria aos diversos setores da PROGEP;
- Receber e dar encaminhamento aos documentos e correspondências destinadas aos pró-reitores, controlando sua guarda e arquivo;
- Desempenhar atividades administrativas solicitadas pelos pró-reitores;
- Gerenciar as diárias e passagens de viagens no país e no exterior referentes à PROGEP.
